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Vergütungssystem

Vorbemerkung

Das von der Geschäftsleitung etablierte Vergütungssystem gilt für alle Mitarbeiter der d.i.i. Investment GmbH (nachfolgend Gesellschaft) und die Geschäftsleiter. Das Vergütungssystem steht im Einklang mit der Geschäftsstrategie der Gesellschaft und der Vergütungspraxis nach § 37 KAGB und den ESMA Leitlinien für eine solide Vergütungspolitik. Das Vergütungssystem soll eine Verwaltung der Fonds im Sinne der Anleger unter Wahrung der Integrität des Marktes fördern sowie Interessenkonflikte vermeiden. Insbesondere setzt das Vergütungssystem auf einem soliden und wirksamen Risikomanagementsystem auf und fördert dieses, indem Anreize zur Eingehung von Risiken, die nicht mit dem Risikoprofil, den Anlagebedingungen und dem Gesellschaftsvertrag der verwalteten AIF vereinbar sind, ausgeschlossen werden.

Diese Richtlinie gilt für alle Organisationseinheiten der d.i.i. Investment GmbH. Diese Richtlinie unterliegt der Beschlussfassung durch die Geschäftsführung der d.i.i. Investment GmbH. Änderungen und Ergänzungen bedürfen jeweils der expliziten schriftlichen Zustimmung der Geschäftsführung. Die neue Fassung der Vergütungsrichtlinie in der Version 2.0 tritt mit Wirkung vom 01.11.2019 in Kraft.

Begriffsbestimmungen

AIF:       Alternativer Investmentfonds
AIFM:    Alternativer Investmentfonds Manager (Verwalter)
ESMA:   European Securities and Market Authority

Identifizierte Mitarbeiter:
Kategorien von Mitarbeitern, einschließlich der Führungskräfte, Risikoträger, und Mitarbeiter mit Kontrollfunktionen und aller Mitarbeiter, die eine Gesamtvergütung erhalten, aufgrund derer sie sich in derselben Einkommensstufe befinden wie die Führungskräfte und Risikoträger, deren berufliche Tätigkeit sich wesentlich auf die Risikoprofile der AIFM oder auf die Risikoprofile der von ihnen verwalteten AIF auswirkt und Kategorien von Mitarbeitern der Einrichtung(en), an die die Portfoliomanagement- oder Risikomanagementtätigkeiten vom AIFM übertragen wurden und deren berufliche Tätigkeit sich wesentlich auf die Risikoprofile der vom AIFM verwalteten AIF auswirkt.

Instrumente:
Anteile der vom AIFM verwalteten AIF oder gleichwertige Beteiligung en (einschließlich – bei AIF, die nur Anteile ausgeben – mit Anteilen verknüpfte Instrumente), je nach rechtlicher Struktur der betroffenen AIF und deren Vertragsbedingungen oder Satzungen, oder mit Anteilen verknüpfte Instrumente oder gleichwertige bargeldlose Instrumente.

Kontrollfunktionen:
Mitarbeiter (außer Führungskräften), die für das Risikomanagement, die Compliance, die interne Kontrolle und ähnliche Aufgaben in einem Finanzinstitut zuständig sind (z. B. der Chief Financial Officer (CFO), sofern dieser für die Ausarbeitung der Jahresabschlüsse verantwortlich ist). Sperrfrist: Zeitraum, in dem die variable Vergütung, die bereits erworben und in Form von Instrumenten ausbezahlt wurde, nicht verkauft werden kann.

Gesamtverantwortung der Geschäftsleitung für das Vergütungssystem

Es liegt in der Verantwortung der Geschäftsleitung die Vergütungsgrundsätze festzulegen und ihre Einhaltung zu gewährleisten. Das Vergütungssystem ist als ein Unternehmenssteuerungsinstrument auf die Erreichung der in der Geschäftsstrategie niedergelegten Ziele ausgerichtet. Die Geschäftsleitung möchte eine solide und umsichtige Vergütungspolitik etablieren und missbräuchliche Umgehungen vermeiden. Das Vergütungssystem ist darauf angelegt, Anreize für die Geschäftsleiter und Mitarbeiter zur Eingehung unverhältnismäßig hoher Risiken zu vermeiden. Integraler Bestandteil unseres Vergütungssystems ist eine leistungsgerechte Entlohnung. Daher umfasst die Gesamtvergütung in der Regel fixe und gegebenenfalls auch variable Vergütungselemente sowie etwaige Nebenleistungen (Benefits) bei einem Teil der Mitarbeiter. Fixe und variable Vergütung stehen dabei in einem angemessenen Verhältnis zueinander. Die fixe Vergütung ist ausreichend hoch, um die erbrachten beruflichen Dienste fair und entsprechend der ausgeübten Funktion, den Marktgegebenheiten sowie den Anforderungen an die Qualifikation und die Fähigkeiten der Mitarbeiter zu entlohnen. Dadurch soll erreicht werden, dass sich die Mitarbeiter bei ihrer Tätigkeit für die Gesellschaft nicht auf die Erarbeitung einer variablen Vergütung konzentrieren. Die Geschäftsleitung wird sich regelmäßig, mindestens jedoch einmal jährlich, sowie anlassbezogen mit dem Vergütungssystem befassen.

Einbindung der Aufsichtsfunktion

In seiner Funktion als Aufsichtsgremium wird der Aufsichtsrat durch die Geschäftsleitung bei Änderung der Vergütungspolitik einbezogen. Der Aufsichtsrat beaufsichtigt die Umsetzung der Vergütungspolitik und lässt sich regelmäßig, mindestens jedoch einmal jährlich, sowie anlassbezogen, Bericht erstatten, sobald eine Änderung der Vergütungspolitik vollzogen werden soll. Der Aufsichtsrat stellt im Rahmen seiner Aufsichtsfunktion sicher, dass die Ziele der Vergütungspolitik mit den regulatorischen Anforderungen sowie einer soliden Geschäftsstrategie der Gesellschaft unter Einhaltung allgemeiner Corporate Governance-Grundsätze, einer Verwaltung der Fonds im Sinne der Anleger sowie unter Wahrung der Integrität des Marktes im Einklang stehen und Interessenkonflikte durch die Vergütungspolitik vermieden werden. Des Weiteren wird der Aufsichtsrat auf eine adäquate Einbindung der Kontrollfunktionen (Risikomanagement, Compliance, Interne Revision) achten. Die Vergütung der Geschäftsleiter wird regelmäßig durch den Aufsichtsrat überprüft.

Identifizierte Mitarbeiter i.S.d. ESMA-Leitlinien

Gemäß den ESMA-Vergütungsleitlinien finden die Leitlinien Anwendung auf die AIFM und deren identifizierte Mitarbeiter. Daher hat die Gesellschaft festzustellen, welche Mitarbeiter der Gesellschaft als sogenannte identifizierte Mitarbeiter anzusehen sind. Hierzu zählen neben den Geschäftsleitern die Mitarbeiter, deren Tätigkeit einen wesentlichen Einfluss auf das Risikoprofil der Gesellschaft oder der verwalteten Investmentvermögen hat (Risikoträger) und Mitarbeiter mit Kontrollfunktionen. Daneben zählen zu den identifizierten Mitarbeitern auch solche, die eine Gesamtvergütung erhalten, aufgrund derer sie sich in derselben Einkommensstufe wie Geschäftsleiter und Risikoträger befinden. Bei der Identifizierung der maßgeblichen Mitarbeiter sind neben der hierarchischen Stellung insbesondere die Tätigkeit in einem risikoträgerrelevanten Bereich oder in einer Kontrolleinheit und die Einflussmöglichkeiten der Mitarbeiter auf das Risikoprofil der Gesellschaft von maßgeblicher Bedeutung. Zu berücksichtigen war hierbei, dass innerhalb der Gesellschaft finale Entscheidungen sowohl beim An- und Verkauf von Assets für die Investmentvermögen wie auch bei deren Verwaltung allein durch die Geschäftsleiter getroffen werden. Eigenständig haben die weiteren Mitarbeiter keinen wesentlichen Einfluss auf das Risikoprofil der Gesellschaft. Vielmehr bereiten diese Mitarbeiter entsprechende Entscheidungen der Geschäftsleitung nur vor. Zu den identifizierten Mitarbeitern sind gleichwohl jene hinzugezählt worden, die zwar nicht eigenständig Entscheidungen treffen, gleichwohl aber auf die Entscheidungsfindung wesentlich Einfluss nehmen können. Ebenso waren Mitarbeiter der Kontrolleinheiten zu identifizieren, die aufgrund ihrer Kontrollfunktion wesentlich Einfluss nehmen können. Unter Beachtung dieser Kriterien ergibt sich für die Gesellschaft folgende Identifizierung der maßgeblichen Mitarbeiter:

• Geschäftsleiter
• Leiter Produktkonzeption
• Leiter Immobilieneinkauf, Fondssteuerung und Immobilien-Portfolioverwaltung
• Leiter Risikomanagement und Risikocontrolling
• Leiter Vertrieb

Als Mitarbeiter in Kontrollfunktionen gelten hierbei Mitarbeiter, die in folgenden Bereichen tätig sind:

• Risikomanagement
• Compliance
• Interne Revision

Die d.i.i. Investment GmbH bezieht darüber hinaus Dienstleistungen für die Bereiche Asset Management, Bauprojektmanagement, Personal und IT von der d.i.i. Deutsche Invest Immobilien GmbH und hat das Rechnungswesen / Fondsbuchhaltung an die d.i.i. Deutsche Invest Immobilien GmbH ausgelagert. Im Rahmen des Bezuges von Dienstleistungen oder der Auslagerung haben die Mitarbeiter und Führungskräfte der d.i.i. Deutsche Invest Immobilien GmbH keinen eigenständigen wesentlichen Einfluss auf das Risikoprofil der d.i.i. Investment GmbH oder auf die von ihr verwalteten AIFs, da die d.i.i. Investment GmbH die Entscheidungen, die Einfluss auf das Risikoprofil haben könnten, trifft. Weitere identifizierte Mitarbeiter gibt es von ihrer funktionalen Stellung her nicht.

Vergütungssystem

Die d.i.i. Investment GmbH ist nicht tarifgebunden. Die Vergütung der Mitarbeiter wird grundsätzlich frei verhandelt und vertraglich vereinbart und setzt sich aus einem fixen Grundgehalt (Geldzahlungen ohne Berücksichtigung von Leistungskriterien) und in Einzelfällen einem variablen Entgeltbestandteil (zusätzliche Geldzahlungen und Leistungen, die auf der Grundlage von Leistungskriterien oder in bestimmten Fällen von anderen vertraglichen Kriterien gewährt werden können) zusammen. Das von der Gesellschaft etablierte Vergütungssystem setzt auf einem soliden und wirksamen Risiko-Management-System auf und fördert dies, indem Anreize zur Eingehung von Risiken, die nicht mit dem Risikoprofil, den Anlagebedingungen, der Satzung oder dem Gesellschaftsvertrag der verwalteten AIF vereinbar sind, ausgeschlossen werden. Zielsetzung der Vergütungspolitik ist daher die Ausrichtung am Geschäftsmodell, am nachhaltigen Erfolg und an der Risikostruktur der Gesellschaft.

Hieraus folgend gilt für die Vergütung der Mitarbeiter das Nachfolgende:

Jahresfestgehalt

Das Grundgehalt wird in 12 monatlichen Raten gezahlt. Das System der Jahresfestgehälter richtet sich nach der Wertigkeit der Stelle bzw. der ausgeübten Funktion entsprechend den Marktgegebenheiten. Vergütungsrelevant sind unter anderem die Anforderungen an die Qualifikation und die Fähigkeiten der Mitarbeiter. Durch Ausgestaltung der Vergütungsregelungen, insbesondere die Höhe des Jahresfestgehalts wird sichergestellt, dass für die Mitarbeiter keinerlei Abhängigkeit von einer variablen Vergütung entsteht. Arbeits- und Dienstverträge, aus denen sich Verpflichtungen zur Zahlung von Abfindungen bei Ausscheiden von Mitarbeitern ergeben, gibt es bei der Gesellschaft nicht.

Variable Vergütung

Generell ist das Vergütungssystem der Gesellschaft auf eine reine Jahresfestgehaltszahlung der Mitarbeiter ausgelegt. Ein variabler Anteil der Vergütung als Jahresbonus kann gegebenenfalls für einen Teil der Mitarbeiter aufgrund des risikoadjustierten Erfolges der Gesellschaft und der Geschäftsfelder sowie der individuellen Leistung des Mitarbeiters von der Geschäftsleitung festgelegt werden. Der variable Entgeltbestandteil wird in einem festgelegten Prozess im ersten Quartal eines Kalenderjahres von der Geschäftsleitung festgelegt und mit der Entgeltabrechnung der Folgemonate ausgezahlt. Wobei variable Vergütungskomponenten grundsätzlich nur ausgeschüttet werden, wenn es die kurz- und mittelfristige Risikolage der Gesellschaft zulässt. Eine variable Vergütung in Form von Instrumenten, die eine Umgehung der Anforderungen der AIFMD-Richtlinie erleichtern sollen, wird nicht gezahlt. Eine garantierte variable Vergütung kann nur in Ausnahmefällen im Zusammenhang mit der Einstellung neuer Mitarbeiter gezahlt werden und ist auf das erste Jahr beschränkt. Eine Belohnung von Versagen, im Zusammenhang mit der vorzeitigen Beendigung von Verträgen, findet nicht statt. Bei Mitarbeitern in Kontrollfunktionen wird die variable Vergütung, sofern eine für diese Mitarbeiter vorgesehen ist, nur einen geringen Umfang an der Gesamtvergütung ausmachen. Darüber hinaus sind für die jeweiligen Mitarbeiter in den Kontrollfunktionen, individuelle Leistungsziele zu vereinbaren, um Abhängigkeiten und Interessenkonflikte zu den Leistungen der zu kontrollierenden Bereiche zu vermeiden. Die Verträge der Geschäftsführer sehen fixe und variable Anteile vor, wobei die variablen Anteile vom Erfolg der Gesellschaft abhängig sind und in der Regel maximal 30 % der Gesamtvergütung ausmachen. Die Vergütung richtet sich nach den Befugnissen, Aufgaben, Fachwissen und Verantwortlichkeiten der Geschäftsführer. Die konkreten Auszahlungsbeträge werden im Rahmen der Management-Beurteilung zwischen Geschäftsführung und dem Aufsichtsrat festgelegt. Dabei wird insbesondere der Erfolg der Gesellschaft und die Leistung des Geschäftsführers im aktuellen und vergangen Jahr, die derzeitige Risikolage und die Unternehmensplanung der nächsten Jahre herangezogen. Die Leistung wird somit mehrjährig betrachtet und beurteilt. Den Geschäftsführern ist der Abschluss von persönlichen Hedging-Strategien oder Vergütungs- und haftungsbezogenen Versicherungen untersagt, mit denen die in den Vergütungsregelungen verankerte Ausrichtung am Risikoverhalten unterlaufen wird.

Benefits

Die Gesellschaft bietet verschiedene Incentives und Benefits ihren Mitarbeitern an. Dazu gehören u.a. Weiterbildungs- und Fitnessangebote, Beteiligung an der betrieblichen Altersversorgung, kostenloses Jobticket und Absicherung der Mitarbeiter über eine Gruppenunfallversicherung. Darüber hinaus erhalten einzelne Mitarbeiter, insbesondere die Mitglieder der Geschäftsführung sowie einzelne Mitarbeiter in führenden Funktionen über die Gesellschaft Firmenwagen. Dieses Angebot gibt es jedoch nicht für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Gesellschaft. Für eine gegebenenfalls erforderliche Anpassung des Fixgehaltes und für den konkreten Betrag der variablen Vergütung werden von der Geschäftsleitung u.a. als Kriterien die Leistung des einzelnen Mitarbeiters, der risikoadjustierte Erfolg der Gesellschaft und der Geschäftsfelder herangezogen. Die Vergütungspolitik ist mit einem soliden und wirksamen Risikomanagement vereinbar und ermutigt nicht zur Übernahme von Risiken.

Nichtanwendung einzelner Anforderungen nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit

Gemäß Ziffer VII.I Ziffer 26 der ESMA Leitlinien kann der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit bei der Begründung der Nichtanwendung einzelner, ausgewählter Anforderungen herangezogen werden. Dieser rechtfertigt, warum diese auf alle identifizierten Mitarbeiter nicht angewendet werden. Lediglich die Nichtanwendung der folgenden Anforderungen ist dabei möglich:
• Variable Vergütung in Form von Instrumenten
• Sperrfrist
• Zurückstellung
• Ex-post-Berücksichtigung des Risikos bei der variablen Vergütung
Die verschiedenen Risikoprofile und Merkmale der AIFM rechtfertigen eine verhältnismäßige Umsetzung der Vergütungsgrundsätze. Dabei sind bestimmte Kriterien, die bei der Anwendung der Verhältnismäßigkeit von Belang sind, die Größe des AIFM und der von diesem verwalteten AIF, die interne Organisation und die Art, der Umfang und die Komplexität der Geschäfte zu berücksichtigen. Im Hinblick auf die d.i.i. Investment GmbH sind bestimmte Kriterien identifiziert worden, die zur Anwendung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit führen und nachfolgend erläutert werden:

Unternehmen

a) Größe Die d.i.i. Investment GmbH ist mit derzeit 17 FTE`s (inkl. Geschäftsführung) ein kleines Unternehmen, dessen Strukturen überschaubar, transparent und nicht vergleichbar mit börsennotierten Unternehmen sind. Die d.i.i. Investment GmbH hat auch keine Systemrelevanz für den Finanzmarkt. Es werden nur Geschäfte gemäß Geschäftserlaubnis durchgeführt. Die d.i.i. Investment GmbH tätigt für ihre verwalteten AIFs Investitionen in den deutschen Wohnimmobilienmarkt. Es werden derzeit keine grenzüberschreitenden AIFs verwaltet oder vermarktet. Dies führt zu einer erheblichen Reduzierung des Risikos. Der Vertrieb erfolgt derzeit ausschließlich an Professionelle und Semi-Professionelle Anleger.
b) Interne Organisation Die d.i.i. Investment GmbH hält das Immobilien-Portfoliomanagement, das Risikomanagement, den Vertrieb sowie Compliance selbst vor in der Gesellschaft und bedient sich im Rahmen einer optimierten Wertschöpfungskette der Dienstleistungen der Muttergesellschaft der d.i.i. Deutsche Invest Immbobilien GmbH. Vor dem Hintergrund der langjährigen Erfahrungen beider Gesellschaften im Bereich des Managements von Immobilien-Assets tragen auch die standardisierten und optimierten Prozesse zu einer funktionierenden und verlässlichen Ablauforganisation bei.
c) Art, Umfang und Komplexität der Geschäfte Die verwalteten Fonds sind vornehmlich in deutsche Wohnimmobilien investiert. In risikobehaftete Nutzungsarten wie Gewerbeimmobilien, wird nicht investiert. Der investierte Markt – Deutschland – hat eine hohe Regulierung und weist einen transparenten Immobilienmarkt auf. Die AIFs verfolgen eine ausgewogene Fremdfinanzierungsstrategie und es erfolgen keine komplexen Anlagen in Wertpapiere. Insgesamt verwaltet die d.i.i. Investment GmbH ein kleines bis mittelgroßes Volumen an Assets und ist aufgrund der Mitarbeiteranzahl, der Komplexität des Geschäfts sowie der Risikoausprägung der einzelnen AIFs und in Bezug auf rein deutsche Wohnimmobilien überwiegend Manager eines risikoarmen und überschaubaren Portfolios.

Mitarbeiter: Im Hinblick auf die interne Organisation und Komplexität der Geschäfte wird deutlich, dass eine Einführung eines komplexen Vergütungssystem bei der d.i.i. Investment GmbH unverhältnismäßig wäre. Gleiches gilt für den Bereich Personal und bei der Ablauforganisation. Ohne Mitwirkung der Geschäftsführung haben einzelne Mitarbeiter nicht die Möglichkeit einen wesentlichen Einfluss auf das Risikoprofil des AIFM oder der verwalteten AIFs auszuüben. Interne Kompetenz- und Genehmigungsregelungen (vom Minimum 4 bis 8 Augen-Prinzip) tragen dazu bei, dass Mitarbeiter nur kollektiv wesentliche Geschäftsvorgänge bearbeiten und freigeben können. Aufgrund der vorgenannten Merkmale, wird von der Nichtanwendung einzelner Anforderungen nach Verhältnismäßigkeit für die identifizierten Mitarbeiter Gebrauch gemacht. Die Anforderungen in Bezug auf Auszahlung der variablen Vergütung in Form von Instrumenten, die Einführung einer Sperrfrist, die Zurückstellung und die Ex-Post-Berücksichtigung des Risikos bei der variablen Vergütung werden daher bei den identifizierten Mitarbeitern nicht angewendet.

Vergütungsausschuss

Nach den ESMA-Vergütungsleitlinien ist die Einrichtung eines Vergütungsausschusses nicht erforderlich bei Gesellschaften, bei denen der Wert des Portfolios der von Ihnen verwalteten AIF unter 1,25 Milliarden Euro liegt und die Gesellschaft weniger als 50 Mitarbeiter beschäftigt. Nachdem die Gesellschaft deutlich weniger als 50 Mitarbeiter beschäftigt und der Wert des Portfolios der AIFs (NAV), deren Verwaltung übernommen wurde, gemäß Jahresabschluss per Ende 2018 etwa 230 Mio. Euro betragen hat und somit deutlich unter 1,25 Milliarden Euro liegt, wird von der Einrichtung eines Vergütungsausschusses abgesehen.

Regelmäßige Überprüfung

Die Geschäftsleitung wird sich regelmäßig, mindestens jedoch einmal jährlich, sowie anlassbezogen mit dem Vergütungssystem befassen. In die Überprüfung wird der Aufsichtsrat, sobald eine Änderung der Vergütungspolitik vollzogen werden soll, einbezogen. Der Schwerpunkt der Überprüfung liegt auf der Angemessenheit des Vergütungssystems vor dem Hintergrund der Größe, der internen Organisation sowie der Art, des Umfangs und der Komplexität ihrer Geschäfte. Insbesondere wird die Einrichtung eines Vergütungsausschusses geprüft. Des Weiteren werden anlassbezogen auch weitere Aspekte einbezogen, wie z.B. die Auswirkungen der Vergütungspolitik (z.B. Jahresfestgehalt) auf die Fluktuation und Motivation der Mitarbeiter sowie Anzeichen für Umgehungstatbestände. Soweit eine Anpassung der Vergütungsgrundsätze aus Sicht der Geschäftsleitung und des Aufsichtsrates notwendig, ist, werden in diese Überarbeitung auch die Risikomanagement-Funktion, die Compliance-Funktion sowie die Interne Revision einbezogen. Während für die Risikomanagement-Funktion z.B. der Einfluss auf das Risikoprofil des AIFM und für die Compliance-Funktion z.B. der Einfluss auf die Einhaltung gesetzlicher und interner Vorgaben eine Rolle spielt, bringt die Interne Revision aus ihrer regelmäßigen, unabhängigen Prüfung die Erfahrungen hinsichtlich der Umsetzung und Wirkung der Vergütungspolitik ein.